De wereld om ons heen verandert snel. Eisen van klanten veranderen steeds sneller. We hebben te maken met een energietransitie. We hebben te maken met krapte op de arbeidsmarkt. Dat vraagt een enorme flexibiliteit van uw organisatie. Maar, hoe doe je dat? Het antwoord ligt in wendbaarheid en zelforganisatie.

Zelforganisatie: stimuleer autonomie en eigenaarschap

Zelforganisatie draait om het stimuleren van mensen om zelf verantwoordelijkheid te nemen, en om als team eigenaarschap te tonen voor je eigen resultaten. Bij zelforganisatie hebben teams de vrijheid én verantwoordelijkheid om te bepalen hoe  ze hun doelen en resultaten behalen, binnen duidelijke kaders.

Door medewerkers vertrouwen en vrijheid te geven, ontstaat een cultuur waarin teams snel en effectief kunnen reageren op kansen en bedreigingen in de markt. Zelforganisatie bevordert beter functionerende teams, en leidt tot meer tevreden klanten.

Voordelen zelforganisatie

• Verhoogde betrokkenheid en eigenaarschap: zelforganisatie moedigt medewerkers aan om meer verantwoordelijkheid te nemen voor hun werk en beslissingen. Dit leidt tot een hoger niveau van betrokkenheid en eigenaarschap, omdat medewerkers zich meer verbonden voelen met hun taken en doelen.

• Flexibiliteit en aanpassingsvermogen: zelforganiserende teams zijn flexibeler en veerkrachtiger in het omgaan met veranderingen in de omgeving. Ze kunnen snel reageren op nieuwe uitdagingen en kansen, waardoor de organisatie zich beter kan aanpassen aan veranderende marktomstandigheden.

• Meer innovatie en creativiteit: zelforganisatie bevordert een cultuur van innovatie en creativiteit, omdat medewerkers worden aangemoedigd om zelfstandig nieuwe ideeën te verkennen en te implementeren. Dit kan leiden tot een continue stroom van verbeteringen en innovaties binnen de organisatie.

• Efficiëntere besluitvorming: zelforganiserende teams kunnen beslissingen nemen op het niveau waar het werk plaatsvindt, waardoor de noodzaak voor bureaucratische procedures en hiërarchische goedkeuringen wordt verminderd. Dit resulteert in snellere en efficiëntere besluitvorming.

• Verbeterde klanttevredenheid: zelforganiserende teams zijn beter in staat om te voldoen aan de behoeften en verwachtingen van klanten, omdat ze directer betrokken zijn bij het leveren van producten of diensten. Dit kan leiden tot een hogere klanttevredenheid en loyaliteit.

Randvoorwaarden zelforganisatie

• Duidelijke doelen en KPI’s op teamniveau: zelforganisatie vereist een helder begrip van wat er van elk team wordt verwacht en welke prestaties worden gemeten. Duidelijke doelen en Key Performance Indicators (KPI’s) stellen teams in staat om hun eigen voortgang te volgen en zich te richten op wat echt belangrijk is voor de organisatie.

• Faciliteren van inzicht in prestaties: in een zelforganiserende omgeving is het essentieel dat teams toegang hebben tot relevante informatie over hun prestaties en resultaten. Dit kan bijvoorbeeld worden bereikt door visueel te werken en het gebruik van dashboards die teams in staat stellen om hun voortgang te volgen en bij te sturen.

• Ontwikkeling van nieuwe competenties: zelforganisatie vereist vaak nieuwe vaardigheden en competenties van leiding en teamleden. Het is belangrijk om te investeren in de ontwikkeling van deze vaardigheden, zoals samenwerking, probleemoplossend vermogen, en besluitvaardigheid, om ervoor te zorgen dat teams goed kunnen functioneren binnen een zelfsturende structuur.

• Duidelijke kaders: hoewel zelforganisatie draait om autonomie en eigenaarschap, is het nog steeds belangrijk om duidelijke kaders te bieden waarbinnen teams kunnen opereren. Deze kaders kunnen bijvoorbeeld betrekking hebben op budgetten, beleidsrichtlijnen, of beslissingsbevoegdheden, en helpen teams om gefocust te blijven en hun activiteiten af te stemmen op de bredere doelstellingen van de organisatie.

Zelfsturing: een doorgeschoten antwoord op traditionele hiërarchie?

Zelfsturing gaat een stap verder dan zelforganisatie. In een zelfsturende omgeving mogen medewerkers hun eigen doelen stellen, bepalen hoe ze deze willen bereiken, en hun tijd en middelen effectief beheren. Dit zorgt voor vertrouwen en verantwoordelijkheid binnen de organisatie en is vaak een drijfveer voor innovatie.

Zelfsturing is een reactie op traditionele hiërarchische structuren, waarbij besluitvorming ver verwijderd is van de werkvloer. Met als risico dat medewerkers de organisatiedoelen voorbij schieten en middelen en mensen niet efficiënt worden ingezet.

Bron: Algemeen Dagblad, 2018

Voordelen zelfsturing

• Verhoogde betrokkenheid en motivatie: zelfsturende teams hebben vaak een hoger niveau van betrokkenheid en motivatie omdat ze meer controle hebben over hun werk en beslissingen. Wanneer medewerkers het gevoel hebben dat ze een belangrijke rol spelen in het nemen van beslissingen en het bepalen van hun eigen werkrichting, zijn ze over het algemeen meer gemotiveerd en betrokken bij hun werk.

• Snellere besluitvorming: zelfsturende teams kunnen sneller beslissingen nemen omdat ze niet hoeven te wachten op goedkeuring van hogere managementlagen. Dit stelt hen in staat om flexibeler te reageren op veranderingen in de omgeving en om snel kansen te benutten of problemen aan te pakken.

• Verbeterde samenwerking: zelfsturende teams moeten nauw samenwerken om succesvol te zijn. Dit kan leiden tot een sterkere teamdynamiek en een betere samenwerking tussen teamleden. Het stimuleert ook een cultuur van vertrouwen en openheid, waarin teamleden vrijelijk ideeën kunnen delen en feedback kunnen geven.

• Innovatie en creativiteit: zowel zelforganisatie als zelfsturing stimuleren innovatie en creativiteit, maar zelforganisatie moedigt vaak meer samenwerking en kennisdeling aan binnen teams, terwijl zelfsturing meer gericht is op individuele medewerkers die zelfstandig nieuwe ideeën kunnen verkennen en implementeren.

Randvoorwaarden zelfsturing

• Duidelijke richting en doelen: zelfsturende teams hebben een helder begrip nodig van de doelen en richting van de organisatie. Het is belangrijk dat deze doelen duidelijk gecommuniceerd worden naar alle teamleden, zodat ze weten waar ze naartoe werken en hoe hun werk bijdraagt aan het grotere geheel.

• Implementatie van gedeeld of collectief leiderschap: besluitvorming en verantwoordelijkheden worden gedeeld door alle leden van het team. Leden van het team worden aangemoedigd om hun capaciteiten volledig te benutten en zich actief in te zetten voor het bereiken van gemeenschappelijke doelen. Tegelijkertijd dien je te voorkomen dat je meerdere kapiteins op het schip krijgt.

• Ondersteunende structuur: zelfsturende teams hebben vaak behoefte aan ondersteuning bij het nemen van beslissingen en het oplossen van problemen. Het is belangrijk dat er een ondersteunende structuur wordt opgezet, zoals coaches of mentors, die teams kunnen helpen bij het ontwikkelen van hun vaardigheden en het omgaan met uitdagingen.

• Transparante communicatie: effectieve communicatie is cruciaal voor zelfsturende teams om goed samen te werken en informatie te delen. Het is belangrijk dat er een cultuur van openheid en transparantie wordt gecreëerd, waarin teamleden vrijelijk kunnen communiceren en feedback kunnen geven en ontvangen.

Wendbaarheid: de kracht van zelforganisatie en iteratief werken

Wendbaarheid combineert zelforganisatie met een iteratieve benadering van werk. Door snel te reageren op veranderingen en voortdurend te leren en te verbeteren, kunnen organisaties zich aanpassen aan de steeds veranderende omgeving. Dit vereist een cultuur van openheid, flexibiliteit en samenwerking.

Het besef dringt door dat het realiseren van doelen niet altijd lineair verloopt, dat wil zeggen in een rechte lijn van doel naar geëffectueerde oplossing. De tijd dat in planbureaus ver vooruit werd gedacht en de toekomst tot in detail werd uitgeschetst, ligt achter ons en komt ook niet meer terug. Tegelijkertijd worstelen we met een nieuwe vraag: hoe grip te krijgen op een minder voorspelbare wereld?

Ook in de organisatiewetenschap is er een beweging richting kleine stapjes zetten op basis van recente inzichten; een term die daarvoor wordt gebruikt is het ‘strategisch incrementalisme’. Daarbij houd je een doel voor ogen, maar blijf je stapsgewijs, met kleine, bijstelbare interventies, werken.

Voordelen wendbaar werken

• Snelle aanpassing aan veranderingen door stapsgewijs te werken: wendbare organisaties zijn goed in staat om snel te reageren op veranderingen in de markt, technologie, regelgeving of klantbehoeften. Ze kunnen zich aanpassen aan nieuwe omstandigheden en kansen benutten terwijl ze bedreigingen minimaliseren.

• Verbeterde klanttevredenheid: door snel te reageren op veranderende klantbehoeften en feedback, kunnen wendbare organisaties hun producten, diensten en processen voortdurend verbeteren. Dit leidt tot een hogere klanttevredenheid en loyaliteit.

• Innovatie en concurrentievoordeel: wendbare organisaties staan vaak meer open voor nieuwe ideeën, experimenten en creatieve oplossingen. Op deze wijze identificeren ze nieuwe marktkansen en kunnen ze sneller nieuwe producten of diensten op de markt brengen, waardoor ze een concurrentievoordeel behalen.

• Efficiëntere besluitvorming: wendbare organisaties nemen beslissingen op basis van actuele informatie en feedback, waardoor ze sneller en effectiever kunnen handelen. Besluitvorming wordt gedecentraliseerd, waardoor teams autonomer kunnen opereren en minder tijd nodig hebben voor bureaucratische procedures.

• Verhoogde medewerkerstevredenheid: wendbare organisaties moedigen vaak een cultuur van samenwerking, vertrouwen en empowerment aan. Medewerkers hebben meer autonomie en verantwoordelijkheid, wat kan leiden tot een hogere tevredenheid, betrokkenheid en productiviteit.

• Betere risicobeheersing: door regelmatig feedback te verzamelen en te leren van fouten, kunnen wendbare organisaties risico’s beter identificeren, evalueren en beheersen. Ze zijn beter in staat om zich aan te passen aan onverwachte gebeurtenissen en tegenslagen.

Randvoorwaarden wendbaar werken

• Duidelijke visie en strategie: een duidelijke visie en strategie stellen de koers vast voor de organisatie en bieden een gemeenschappelijk begrip van de richting die moet worden gevolgd. Dit helpt bij het sturen van besluitvorming en acties op alle niveaus van de organisatie.

• Leiderschap en cultuur: een wendbare organisatie vereist leiderschap dat flexibel, adaptief en ondersteunend is. Aan leiders de taak om een cultuur van vertrouwen, openheid, samenwerking en continue verbetering te bevorderen.

• Flexibele structuur en processen: wendbare organisaties hebben flexibele structuren en processen die snel kunnen worden aangepast aan veranderende omstandigheden. Hiervoor wordt gebruik gemaakt van agile methoden en frameworks zoals Wendbaar ABC, Scrum, SAFe, Kanban of Lean.

• Medewerkers worden aangemoedigd (en gemachtigd!) om eigenaarschap te nemen, om autonomie en initiatief te tonen, en om beslissingen te nemen op basis van de eigen expertise en ervaring. Hiervoor is het belangrijk dat verantwoordelijkheden gedelegeerd worden en er ruimte is voor experimenten en innovatie.

• Snelle feedbacklussen: wendbare organisaties hebben mechanismen nodig voor snelle en frequente feedback, zowel intern als extern. Dit kan worden bereikt door middel van regelmatige retrospectieven, klantfeedback, continue integratie en levering, en andere feedbackmechanismen.

• Continue leren en verbeteren: een cultuur van continu leren en verbeteren is essentieel voor wendbaarheid. Dit houdt in dat men moet reflecteren op ervaringen, verbeterpunten moet identificeren en verbeteringen op een iteratieve basis moet implementeren.

• Samenwerking en transparantie: wendbare organisaties stimuleren het delen van informatie, het oplossen van problemen en het nemen van beslissingen op een open en inclusieve manier.

De rol van leiderschap

Leiderschap in een zelforganiserende omgeving vereist een verschuiving van traditionele top-down sturing naar een meer coachende en faciliterende rol. Leiders moeten teams ondersteunen bij het stellen van duidelijke doelen, het bieden van kaders en het creëren van een cultuur van vertrouwen en samenwerking.

Ontdek de kracht van zelforganisatie en wendbaarheid voor jouw organisatie en bereid je voor op een toekomst van groei en continuïteit.