Van chaos naar wendbaarheid
Op de werkvloer heerst een gevoel van onrust en frustratie. Medewerkers ervaren stress door de dagelijkse gang van zaken, en niet zonder reden. In ons werk als transformatie managers horen we regelmatig uitspraken die deze ongemakken verwoorden.
Verandertrajecten starten wij bij voorkeur met een zogenaamde gemba walk: een methode waarbij je de werkvloer opgaat om problemen en processen te observeren. Het leidt tot gesprekken die bijzondere inzichten opleveren. Herken je deze uitspraken?
‘Het is niet altijd duidelijk wat er van ons verwacht wordt.’
Het gebrek aan duidelijke richtlijnen en prioriteiten zorgt voor verwarring bij medewerkers. Dit leidt vaak tot vertragingen en een gebrek aan eigenaarschap, met een lage efficiëntie en slechte teamcoördinatie als gevolg.
‘We starten veel nieuwe dingen, maar hebben moeite om zaken goed af te maken.’
Door een gebrek aan focus en prioriteiten stapelen onafgemaakte projecten zich op. Dit creëert frustratie bij zowel werknemers als klanten en vertraagt de voortgang.
‘Soms lijkt het wel of iedereen met z’n eigen ding bezig is.’
Medewerkers werken op hun “eigen eiland” en missen vaak de samenwerking die nodig is om een gemeenschappelijk doel te bereiken. Dit leidt tot miscommunicatie en verspilde energie.
‘Onze resultaten zijn onvoorspelbaar, en we leveren te laat.’
Het ontbreken van duidelijke structuren en processen maakt dat teams moeilijk kunnen voldoen aan deadlines. De onvoorspelbaarheid van resultaten frustreert zowel het team als de klant.
‘De werkdruk is hoog. Soms krijg ik stress.’
Werkdruk zonder de juiste ondersteuning leidt onvermijdelijk tot stress, ziekteverzuim en een afname in productiviteit.
Bovenstaande uitspraken schetsen een beeld van een gefragmenteerde en inefficiënte werkomgeving. Organisaties waarbij teams duidelijkheid en focus missen en de werkdruk is enorm. Medewerkers voelen zich vaak niet gehoord en verliezen hun motivatie. We durven een boute belofte te doen: na een transformatie naar wendbaarheid en zelforganisatie, behoren dergelijke uitspraken tot het verleden. Door principes van agile werken en zelforganisatie te implementeren, creëer je namelijk een omgeving waarin teams autonoom, flexibel en doelgericht kunnen opereren.
De belofte van wendbaarheid en zelforganisatie
Een transformatie naar een wendbare en zelforganiserende organisatie biedt een antwoord op de hierboven genoemde buikpijnpunten. Organisaties die zichzelf wendbaar organiseren, zien duidelijke verbeteringen op drie cruciale vlakken: klantgerichtheid, productiviteit en werkgeverschap.
Klantgerichte verbeteringen: direct inspelen op marktveranderingen
In een traditionele organisatie is de reactie van teams op veranderingen in de markt vaak (te) traag en (te) laat. Wendbare organisaties daarentegen zijn flexibel en kunnen snel inspelen op veranderende klantbehoeften en marktomstandigheden. Dit vermogen om snel te schakelen zorgt voor een hogere klanttevredenheid, omdat klanten sneller geholpen worden met producten of diensten die beter aansluiten op hun wensen. ‘Onze klanten zijn tevredener sinds we wendbaar werken,’ is een uitspraak die we regelmatig horen na de transformatie.
Productievoordelen: hogere output en meer efficiëntie
Een ander voordeel van wendbare teams is dat ze vaak meer kunnen produceren met dezelfde mensen en middelen. Dit komt doordat zij in staat zijn om efficiënter te werken, met minder fouten en meer focus. Wendbaarheid zorgt ervoor dat teams taken in één keer goed doen, omdat er constant wordt bijgestuurd op basis van feedback. Dit verhoogt de productiviteit en verlaagt de foutmarge.
Na een transformatie merk je vaak dat teams meer doen met dezelfde mensen, zonder dat dit extra werkdruk oplevert. Sterker nog, doordat er focus is op het collectieve belang, processen en rollen beter gestroomlijnd zijn. Ook is er meer autonomie, ervaren medewerkers juist minder stress en voelen ze meer voldoening in hun werk.
Goed werkgeverschap
Een wendbare organisatie biedt niet alleen voordelen voor klanten en productiviteit, maar vooral ook voor medewerkers. Door de transparante werkomgeving en de duidelijke doelstellingen voelen medewerkers zich meer betrokken bij hun werk. Zij krijgen meer eigenaarschap en verantwoordelijkheid, wat zorgt voor een hogere motivatie.
Een wendbare organisatie is aantrekkelijker voor nieuwe en huidige medewerkers, wat de retentie verhoogt en de wervingskosten verlaagt. Medewerkers blijven langer in dienst, omdat ze zich gewaardeerd en gehoord voelen. Bovendien leidt de afname van stress tot een lager ziekteverzuim, wat een directe kostenbesparing oplevert voor de organisatie.
De weg naar wendbaarheid
Het implementeren van wendbaarheid en zelforganisatie is geen gemakkelijke taak. Het vereist een grondige analyse van de huidige processen, teamstructuren en managementpraktijken. Maar de voordelen wegen ruimschoots op tegen de inspanning. De transformatie naar een wendbare organisatie vereist een holistische aanpak:
- Visie en purpose
Ontwikkel een heldere visie: waar staan klant en organisatie over een aantal jaar? Ontwikkel daarnaast een zogenaamde purpose: wat is als het ware het bestaansrecht van je organisatie in de ogen van je klant? Communiceer deze purpose effectief door de hele organisatie, en laat teams hun doelen en ambities daar op toetsen. - Agile methodieken en zelforganiserende teams
Implementeer agile werkwijzen zoals het Wendbaar ABC, Scrum of Kanban om de workflow te stroomlijnen. Geef teams meer autonomie en verantwoordelijkheid voor hun resultaten. - Continue verbetering
Stimuleer een cultuur van leren en aanpassen door het uitvoeren van regelmatige zogenaamde retrospectives, waarin teams – los van de inhoud – reflecteren op het teamproces, de werkwijze, en de onderlinge relaties. Ieder team is samengesteld om een specifiek ambitie waar te maken; dat kan alleen als er intensief samengewerkt wordt. Retrospectives zorgen ervoor dat een groep individuen transformeert tot een effectief team. - Transparantie
Visualiseer doelen, resultaten, werkzaamheden en de onderlinge verbanden. Creëer systemen voor het delen van informatie en voortgang binnen de hele organisatie. - Klantgerichtheid
Plaats de klant centraal in de purpose, in doelen en ambities, in alle processen en beslissingen. Monitor de klanttevredenheid.
Een belofte voor de toekomst
Na een succesvolle transformatie naar wendbaarheid en zelforganisatie kan je organisatie zich flexibeler aanpassen aan de veranderingen in de omgeving, de output verhogen en een aantrekkelijkere werkgever worden. De buikpijn op de werkvloer verdwijnt en maakt plaats voor een werkcultuur van samenwerking, groei en succes.
Welke mogelijkheden jouw organisatie kan benutten, ontdek je tijdens de bootcamp Wendbaar Werken. Een praktische dag waarin we kijken naar werkvormen en toepassingen van wendbaarheid en zelforganisatie.
In hoeverre kunnen het oplossingen zijn voor jouw team- en organisatie-uitdagingen?